Política de Privacidade, Tratamento e Proteção de Dados Pessoais

Data: 24 maio 2018 | 16:15

A Associação para a Promoção e Desenvolvimento da Sociedade da Informação (doravante denominada «APDSI»), é responsável pela recolha, processamento e utilização de dados pessoais no contexto da sua atividade e na promoção e divulgação de informação com vista à prossecução da sua missão de contribuir para o desenvolvimento da Sociedade da Informação e do Conhecimento.

Assim, a recolha de dados pessoais visa o envio de informações sobre as atividades da APDSI, incluindo a promoção dos seus eventos e Grupos de Trabalho Permanente, bem como de outras informações que considera serem do interesse geral ou que sejam fornecidas pelos seus Associados e Parceiros.

São também utilizados os dados para operações de emissão de documentos de cariz financeiro inerentes, sobretudo, a transferências de valores referentes à quota anual dos seus associados ou inscrições em atividades.

Para que o consentimento de tratamento de dados pessoais seja efetivo o mesmo não carece, necessariamente, de assinatura, mas sim da manifestação inequívoca e livre de autorização para o processamento e utilização desses dados. Esta autorização é obtida através de formulários elaborados para o efeito pela APDSI e onde também será sempre fornecido o acesso a estes termos e condições. O consentimento é solicitado em função dos diferentes canais de comunicação da APDSI e dos diferentes objetivos do tratamento dos dados.

O consentimento poderá ser revogado a qualquer momento. Para tal, deverá remeter a sua intenção para secretariado@apdsi.pt ou, relativamente à subscrição do Boletim de Notícias da APDSI, enviado mensalmente, através da ligação em rodapé de cada Boletim remetido.

A APDSI atribui a maior importância à proteção de dados pessoais, pelo que a sua recolha, processamento e utilização obedecem aos seguintes princípios:

1. Que tipo de dados pessoais serão recolhidos?

a) Dados de contacto

Os dados de contacto recolhidos nos formulários da APDSI dependem do objetivo e da relação que a pessoa singular pretende estabelecer connosco. Serão recolhidos os dados estritamente necessários à prossecução dos objetivos e nos seguintes cenários:

• Inscrição enquanto associado da APDSI, em formulário digital ou em papel;
• Inscrição numa atividade da APDSI (eventos, workshops, etc.);
• Integração nos Grupos de Trabalho Permanente da APDSI;
• Envolvimento e cooperação na organização ou desenvolvimento de atividades da e com a APDSI;
• Levar até si informações consideradas relevantes no âmbito dos objetivos de promoção e divulgação da Sociedade da Informação e do Conhecimento.

b) Dados relativos à caracterização académica, científica e atividade profissional

Tratando-se de uma Associação que beneficia do envolvimento de especialistas em áreas académicas, científicas e profissionais específicas, sempre que aplicável, a APDSI preza pelo conhecimento e caracterização daqueles que se envolvem nas suas atividades, de forma a facilitar o contacto personalizado e direto quando oportuno.

Para isso, poderão ser recolhidas informações relativas às qualificações académicas, área(s) de especialização e instituição/instituições a que se encontra vinculado(a).

Esta caracterização visa igualmente distinguir os sócios estudantes, sendo que estes comprovarão o seu estatuto através do envio – online ou por correio postal – de uma declaração legal da instituição a que se encontra vinculado(a), digitalização do cartão de estudante, entre outros que se considerem necessários.

c) Áreas de interesse

Poderá ser convidado a fornecer informação relativa às suas áreas de interesse, com vista a adequar a comunicação e a sua participação nas atividades da APDSI.

d) Dados para emissão de recibos e faturas

São requeridos dados para emissão de recibos e faturas – nome para faturação, número de identificação fiscal (NIF) e morada completa (morada, código-postal e localidade) – principalmente perante quatro situações: (a) o pagamento da quota anual de sócio, (b) o pagamento da participação em eventos e atividades promovidos unicamente ou em parceria com a APDSI, (c) a transferência de valores relativos a prémios e apoios e (d) o pagamento de serviços a funcionários da APDSI ou, por pedido, a terceiros.

e) Débito direto da quota anual

Ao subscrever a Autorização de Débito em Conta SEPA, que não é obrigatória, a APDSI fica autorizada a enviar instruções ao banco do associado para debitar da sua conta a quota anual e o respetivo banco a debitar da sua conta, de acordo com as instruções da APDSI. Neste caso, serão pedidas informações relativas à identificação do titular da conta (nome do(a) titular da conta, morada, código-postal, localidade, cidade, país, número de conta – IBAN – e BIC SWIFT).

Os direitos do associado da APDSI incluem a possibilidade de exigir ao seu banco o reembolso do montante debitado, nos termos e condições acordados com o seu banco. O associado poderá revogar o valor debitado junto do seu banco até um prazo máximo de 47 (quarenta e sete) dias.

2. Como são recolhidos os dados pessoais?

A APDSI recolhe os seus dados pessoais através da plataforma de questionários online Surveymonkey, cuja Política de Privacidade se encontra de acordo com os novos requisitos do Regulamento Geral de Proteção de Dados, por meio do preenchimento de 3 formulários distintos:

• Formulário de inscrição de Sócio Individual;
• Formulário de inscrição nos Grupos de Trabalho Permanente da APDSI;
• Formulários de inscrição em atividades e iniciativas da e com a APDSI.

A APDSI poderá ainda recolher os seus dados pessoais através da subscrição do Boletim de Notícias e aquando de eventos organizados por e com a nossa Associação.

3. Quais os canais de comunicação utilizados pela APDSI?

A forma como a APDSI estabelece contacto e comunica depende da autorização que lhe é concedida. Poderemos estabelecer contacto via e-mail (principalmente através de secretariado@apdsi.pt e noticias@apdsi.pt, mas também de qualquer outro endereço de correio eletrónico com domínio apdsi.pt), por contacto telefónico (apenas perante a impossibilidade de contacto por outras vias, ou contacto ineficaz via e-mail) ou via postal para a morada fornecida.

A APDSI utiliza também plataformas destinadas a e-mail marketing, sendo que atualmente são enviadas newsletters com periodicidade mensal (e.g., Boletim de Notícias da APDSI) através da plataforma MailChimp, onde se encontram armazenados alguns dos dados dos subscritores (nome, contacto eletrónico, organização a que pertence e áreas de interesse), cuja Política de Privacidade se encontra em conformidade com os requisitos impostos pelo Regulamento Geral de Proteção de Dados.

Mediante autorização, poderá ser contactado(a) por pessoas individuais em nome da APDSI no decorrer das atividades em que se encontra a cooperar, principalmente nos Grupos de Trabalho Permanente. Para isso, é solicitada a autorização para cedência de contactos aos coordenadores dos respetivos Grupos de Trabalho Permanente onde colabore ou, mediante a especificidade da atividade, solicitaremos antecipadamente a autorização expressa para a cedência de contactos a terceiros.

4. Como e por quem são acedidos e geridos os dados pessoais?

a) Acesso e gestão de dados pessoais

O acesso e gestão dos dados pessoais poderá ser efetuado pelos membros da Direção da APDSI, pelo secretariado da APDSI, pela pessoa responsável pela Comunicação da APDSI, e pelo Técnico Oficial de Contas da APDSI, em funções.

No caso de pertencer a algum Grupo de Trabalho Permanente da APDSI, ou estar envolvido na organização de alguma atividade específica, os seus contactos, estritamente necessários, serão cedidos aos coordenadores dessas atividades e serão também utilizados na dinamização de trabalho colaborativo em cloud e para que seja convocado para reuniões em prol das respetivas atividades.

A gestão das informações pessoais cedidas implica, exclusivamente, a organização dos dados e listagem de acordo com a relação estabelecida com a APDSI, bem como em função das autorizações de contacto consentidas. Não serão tomadas decisões automatizadas sobre os dados.

Só terão acesso aos seus dados entidades terceiras a quem a APDSI esteja legalmente obrigada a facultá-los e as empresas que tenham sido contratadas para prestar serviços de suporte à gestão interna da Associação.

A APDSI compromete-se ainda a não contratar outro subcontratante para a realização de operações específicas de tratamento de dados sem que o associado tenha dado autorização prévia de forma geral ou específica.

b) Armazenamento

Os dados pessoais serão tratados apenas durante o tempo em que sejam necessários, úteis e relevantes e, em todo caso, durante o período de tempo que sejam legalmente exigíveis após o término da relação. Uma vez terminada a relação, os dados serão mantidos a fim de e durante o tempo necessário para cumprir as obrigações legais aplicáveis, estando os mesmos devidamente bloqueados. Concretamente, serão mantidos bloqueados por um prazo não superior a cinco anos após o término da relação.

c) Transferência de dados pessoais

Não ocorrerá a transferência não autorizada de dados pessoais quer para entidades, instituições e organizações (entre outras) nacionais e/ou internacionais.

5. De que forma são protegidos os dados pessoais?

Adotamos medidas técnicas e organizacionais adequadas para proteger os seus dados pessoais armazenados nos nossos sistemas contra perda, destruição, acesso não autorizado, alteração ou divulgação, sendo que as mesmas serão constantemente revistas e melhoradas para que a APDSI opere em conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados, bem como legislação que enquadra a sua aplicação a Portugal.

6. Como pode exercer os seus direitos?

No âmbito do RGPD e enquanto titular dos dados, poderá proceder à consulta e atualização da sua informação pessoal, bem como usar do seu direito de corrigir, bloquear ou eliminar estes dados (se aplicável) ou definir algumas das suas preferências como a receção do nosso Boletim de Notícias. Poderá ainda, solicitar alguns direitos específicos como:

• Informação adicional sobre a utilização dos seus dados;
• Uma cópia dos dados guardados nas nossas bases de dados (formulário digital ou em papel);
• Limitação ao tratamento ou esquecimento dos seus dados pessoais.

Caso pretenda exercer algum dos direitos acima apresentados, iremos proceder à sua análise e responder no prazo legalmente exigido (máximo de 30 dias). Poderemos necessitar de verificar ou que prove a sua identidade antes de executar esses direitos.

Se apresentar alguma questão relacionado com a nossa utilização dos seus dados pessoais poderá, a qualquer momento, contactar-nos para secretariado@apdsi.pt ou recorrer também a:

Rua Alexandre Cabral n.º 2C – Loja A. 1600-803 Lisboa.
Telefone: 217 510 762
Telemóvel: 925 002 221

Caso esteja insatisfeito com a nossa utilização dos seus dados pessoais ou com a nossa resposta após o exercício de algum destes direitos, tem o direito de apresentar reclamação junto da autoridade de controlo nacional (CNPD – Comissão Nacional de Proteção de Dados | Rua de São Bento, n.º 148, 3º. 1200-821 Lisboa | Tel: 213 928 400 | Fax: 213 976 832 | e-mail: geral@cnpd.pt).

7. Como poderá revogar o seu consentimento?

As autorizações atribuídas para a recolha, processamento e utilização de dados podem ser revogadas pelo próprio a qualquer momento, com efeito futuro. Para solicitar alterações às autorizações contacte-nos por e-mail para secretariado@apdsi.pt.